3 Möglichkeiten den Telefon-Traffic in der Praxis zu reduzieren

corona praxissoftware covid covid19 praxisprogramm praxisverwaltungssoftware programm arzt Aztsoftware praxismanagement praxistelefon telefonanalgen telefon anrufbeantworter terminplaner onlineterminplaner online terminplaner online terminbuchung termine

Viele Praxen haben Probleme mit dem täglichen Anrufaufkommen in der Praxis in den Griff zu bekommen. Patienten als auch das Praxispersonal sind oftmals frustriert. Neben einer guten Praxisorganisation ist auch eine gute Terminbuchung ausschlaggebend für eine erfolgreiche Praxis. Insbesondere durch den aktuellen Ansturm aufgrund der Corona-Impfungen ist ein telefonisches Durchkommen zusätzlich erschwert. Das kostet nicht nur Nerven und Zeit, sondern im schlimmsten Fall auch (zahlende) Patienten.

 

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten wie Sie das Aufkommen an Ihrem Praxistelefon reduzieren können:

 

 

Möglichkeit 1: Spezielle Durchwahl 

Sie können Patienten eine bestimmte Durchwahl zur Verfügung stellen. Sie benötigen dafür lediglich eine weitere Durchwahl und gut geplantes Praxispersonal. Auf dieser Durchwahl werden die Patienten dann im Laufe des Tages vermehrt anrufen. Sie werden deshalb eine medizinische Fachangestellte brauchen, die nur wenige tagesaktuelle Aufgaben übernimmt, dafür aber nur die Termin-Durchwahl betreut (je nach Praxisgröße).

Eine weitere Möglichkeit wäre auch der Einbau eines Optionsmenüs in der Telefonanlage. Die Patienten müssen dann bereits vor der Durchwahl an der Anmeldung ihr Anliegen selbstständig filtern. Die Telefonanlage leitet anschließend automatisch die Patienten an ihre spezielle Durchwahl weiter. 

 

 

Möglichkeit 2: Anrufbeantworter

Eine einfache, wenn auch nicht ganz schöne, Möglichkeit bietet der Anrufbeantworter. Sie können die Patienten für eine Terminvereinbarung auf einen Anrufbeantworter lenken. Dazu stellen Sie an Ihrer Telefonanlage ein Optionsmenü zur Verfügung. Mit diesem filtern Sie die Anrufe ebenfalls vor der Durchstellung an der Anmeldung nach Ihrem Anliegen. Anders als bei Möglichkeit 1 müssen die Patienten ihr Anliegen passiv unter Angabe der personenbezogenen Daten (Telefonnummer, Name und Grund des Besuches) auf den Anrufbeantworter sprechen. Das Praxispersonal muss dann die Nachrichten nur noch abhören und die Patienten für eine Terminvereinbarung zurückrufen.

 

Möglichkeit 3: Online-Terminplaner

Fast jede Arztpraxis hat zwischenzeitlich eine Praxis-Webseite. Sie können damit Ihre Praxis digital sichtbar und auch mehr (Privat-)Patienten auf Ihre Leistungen aufmerksam machen - um nur ein paar wenige der vielen Vorteile zu nennen. Lesen Sie dazu gerne unseren Blog-Beitrag zum Thema "Praxismarketing".

Um Ihre telefonische Erreichbarkeit zu verbessern ist ein Online-Terminplaner ein praktisches Werkzeug. Dieser wird auf Ihrer Praxis-Webeseite eingebaut und direkt mit Ihrem PVS verknüpft. Mit der Online-Terminbuchung können Patienten rund um die Uhr Termine auf Ihrer Webseite buchen.

Wie geht das?

Bevor Sie den Anrufer auf die Anmeldung weiterleiten weisen Sie ihn darauf hin, dass er nun auch online Termine buchen kann. Damit fangen Sie in jedem Fall bereits einige Patienten ab. 

 

 

Unser Online-Terminplaner synchronisiert sich vollautomatisch mit der Online-Terminbuchung und Ihrem EVA Terminkalender. Die Installation ist einfach und binnen kürzester Zeit bei Ihnen integriert. Die Anwendung ebenso ist ebenfalls spielend einfach - gerne stellen wir Ihnen unverbindlich unsere Lösung vor. 

Unser Fazit:

Mit diesen drei Möglichkeiten (Durchwahl, Anrufbeantworter und Online-Terminplaner) ist es möglich Sie und ihr Praxispersonal zu entlasten. Mit nur wenig Aufwand können Sie von vielen Vorteilen profitieren, u.a.:

  • Verwaltungsaufwand minimieren
  • Mehr Zeit für Patienten
  • Telefonische Erreichbarkeit steigern
  • Patientenbindung steigern
  • Entlastung des Praxispersonals
  • Optimierung der Praxisabläufe
  • Sichtbarkeit der Praxis steigern

Gerne unterstützen wir Sie auch individuell bei der Optimierung Ihrer Praxisabläufe und zeigen Ihnen wie Sie noch effizienter in Ihrer Praxis arbeiten können.

Kommentar schreiben

Kommentare: 0