Tipp der Woche: Markieren von Dokumenten im Archiv als gelesen bzw. ungelesen

Bei den Dokumenten im Archiv wird nun hinterlegt, ob, von wem und wann diese gelesen wurden. 

 

Bei der Verwaltung von Dokumentenarten kann zusätzlich eingestellt werden, ob eine bestimmte Dokumentenart eine Lesebestätigung erfordert (siehe Abbildung 1). 

 

Bei Dokumenten deren Dokumentenart eine Lesebestätigung erfordert, wird in der Dokumenteneinsicht und in der Dokumentensuche nun eine zusätzliche Spalte mit einer Checkbox angezeigt. Anhand dieser Checkbox wird der Status des Dokumentes z. B. der „Gelesen“-Status sichtbar.

 

Durch Setzen des Hakens in einer Checkbox wird das Dokument als gelesen markiert. Wenn der Haken entfernt und das Dokument wieder

als ungelesen markiert werden soll, muss ein weiterer Dialog bestätigt werden (siehe Abbildung 2). 

 

Dokumente können nun auch direkt beim Archivieren als gelesen markiert werden. Hierzu muss der Haken in der Checkbox beim Archivieren gesetzt sein (siehe Abbildung 3). 

 

Wird das Dokument als gelesen markiert, erhält es einen Zeitstempel und das angemeldete Dokumentationskürzel wird hinterlegt. Diese Informationen können eingesehen werden, indem Sie mit der Maus über den entsprechenden Eintrag im Archiv fahren (siehe Abbildung 4). 

 

In der Suche kann nach gelesenen oder ungelesenen Dokumenten gefiltert werden. Ist einer dieser Filter aktiv, werden nur Dokumente angezeigt, deren Dokumentenart eine Lesebestätigung erfordert.

 

Im EVA Arbeitsplatz werden ungelesene Dokumente in der Seitenleiste mit einer fetten dunkelblauen Schriftfarbe dargestellt. Die Darstellung ändert sich, sobald das Dokument im Archiv als gelesen markiert wird (siehe Abbildung 5). 

 

 

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